Les trois organismes subventionnaires fédéraux, à savoir le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ont lancé une initiative visant à moderniser leur système de gestion des subventions pour mieux appuyer les candidats, les administrateurs et les évaluateurs pendant le cycle de gestion des subventions. Grâce à cette initiative, le milieu de la recherche et le personnel des organismes devraient bénéficier d’une méthode plus harmonieuse et intégrée et d’une expérience plus efficace et conviviale.
En adoptant une approche axée sur l’utilisateur dans le cadre de cette initiative, il sera possible de moderniser la gestion des subventions et de respecter les normes d’excellence auxquelles le milieu de la recherche canadien et le personnel des trois organismes s’attendent en matière d’efficacité, d’interopérabilité, d’accessibilité et de convivialité.
POURQUOI UNE NOUVELLE SOLUTION EST-ELLE NÉCESSAIRE?
La gestion des subventions assurée présentement par les organismes repose sur une technologie désuète et mal adaptée aux besoins changeants du milieu de la recherche et des organismes eux-mêmes.
- Les systèmes actuels sont complexes, mal intégrés, lourds sur le plan administratif et chronophages. L’expérience utilisateur est donc insatisfaisante, et les processus, inefficaces.
- La technologie sur laquelle ils sont construits est désuète. En outre, il est de plus en plus difficile de maintenir et d’améliorer cette technologie. Cette rigidité entrave la réceptivité des organismes à l’évolution du paysage de la recherche et limite leurs possibilités de collaboration à des programmes innovateurs.
- L’architecture des données n’est pas bien structurée, et il y a trop de champs de données inutiles qui créent des inefficacités et entravent la transmission et l’analyse des données. Cette approche en matière de données rend difficiles la réutilisation de l’information et l’analyse de la recherche financée.
QU’EST-CE QU’UN NOUVEAU SYSTÈME DE GESTION DES SUBVENTIONS ACCOMPLIRA ?
L’initiative SGSTO fournira une solution axée sur l’utilisateur pour appuyer le cycle de vie de la gestion des subventions (c.-à-d. de la conception du programme à la production des rapports de fin de subvention, ce qui comprend la fonction actuellement fournie par le CV commun canadien) afin d’atteindre les résultats opérationnels suivants :
- l’amélioration de l’expérience utilisateur pour le milieu de la recherche et le personnel des trois organismes;
- l’amélioration de l’efficacité et de la collaboration;
- l’amélioration de la capacité à obtenir des données de qualité et à faire rapport des résultats de recherche;
- la réduction du risque lié au vieillissement des technologies, afin de poser une base solide pour l’avenir.
PARTICIPEZ À UN ATELIER sur la validation des cartographies de parcours liés à l’expérience client (SUR INVITATION SEULEMENT - PLACES LIMITÉES)
Les 20 et 21 février 2020, à l'Université de Montréal
- Rôle candidat : 20 février de 9 h à 12 h
- Rôle évaluateur : 20 février de 13 h à 16 h
- Rôle administrateur de recherche : 21 février de 9 h à 12 h
Au cours des derniers mois, grâce à des entrevues et à des ateliers, des cartographies de parcours ont été élaborées pour représenter les principaux utilisateurs du milieu de la recherche dans les rôles de candidat, d’évaluateur et d’administrateur de recherche. Les cartographies donnent une vue d’ensemble du processus suivi par un utilisateur pour atteindre un objectif, et décrivent les tâches communes, les points sensibles et les besoins. L’atelier de validation vise à améliorer et à approfondir le contenu des cartographies de parcours en mettant à contribution un plus grand nombre d’utilisateurs. Les enseignements tirés de cet exercice, en ce qui concerne les besoins et les désirs de nos utilisateurs, contribueront à orienter la conception de l’expérience utilisateur dans le cadre d’une nouvelle solution.
Consultations à venir
Tout au long de l’initiative, nous consulterons tôt et régulièrement dans le cadre d’activités de cocréation et de coconception. Vous serez invité à prendre part à des activités consultatives pour définir les besoins opérationnels et orienter les activités de gestion du changement, ainsi qu’à participer aux essais de l’expérience client et au prototypage.
Si vous souhaitez participer à nos prochaines activités, veuillez remplir un court sondage
Pour en savoir plus, veuillez envoyer un courriel à TGMS-SGSTO@cihr-irsc.gc.ca.
